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Sexta, 27 Julho 2018 09:56

As 10 regras fundamentais para Controle de Combustíveis

Nelson Luís Margarido

Nelson Luís Margarido

Dir. Industrial na Korth RFID Ltda
Engenheiro Mecânico pela USP São Carlos

Especialista no Controle de Combustíveis há mais de 20 anos, a Korth reune dicas para você evitar desvios e fraudes em campo

Em quase toda cadeia de produção de commodities o gasto com combustíveis acaba se mostrando um dos principais custos do processo. Seja no agronegócio, movimentação de cargas e logística, mineração, pavimentação de rodovias e etc, o combustível deve ser controlado da melhor forma possível. Mesmo que o consumo de combustível no seu negócio seja relativamente baixo você deve ter um mínimo de controle para garantir que não haja desvios e fraudes em campo. Lembre-se que o combustível é muito fácil de ser revendido e as chances de você ser prejudicado são maiores se os controles forem frouxos. Se fizer abastecimentos em campo, com caminhões comboio, o problema é muito maior. Basicamente, se você possuir um tanque com uma bomba de combustível no seu negócio, tem que controlar.

Trabalhando com controle de combustíveis há mais de 20 anos, já vimos todo tipo de trapaça e “truques” para desviar combustível. Nesse texto reunimos algumas dicas de segurança que podem ser implementadas sem grandes dificuldades e nenhum investimento adicional.

1 – TENHA UM FORNECEDOR CONFIÁVEL

Quase sempre o processo de compra de combustível está relacionado apenas ao preço do litro que cada fornecedor oferece. Mas não adianta pagar o melhor preço pelo combustível e ter problemas no recebimento. De forma geral, se o preço do combustível for muito abaixo dos concorrentes, desconfie. Geralmente, as refinarias possuem bons mecanismos de medição de volume de combustível e costumam ser mais confiáveis, mesmo porque podem ser duramente punidas se fraudarem as medições. O mesmo se aplica para distribuidores maiores. Nesses casos, se houver fraude será no transporte e entrega do produto.

2 – SAIBA O QUE ESTÁ RECEBENDO

O primeiro controle que deve ser feito é o recebimento do combustível. Um processo ideal de recebimento de combustível deveria ter a medição de temperatura e densidade do produto no momento que o caminhão da distribuidora chega para descarregar. Mas esse é um processo relativamente complicado, que depende de treinamento e alguns equipamentos e, todos sabemos, na prática será difícil de ser realizado. Mas, pelo menos algumas medidas podem ser tomadas para garantir que você está recebendo o que comprou:

• O responsável pelo recebimento deve ser confiável e verificar pessoalmente se os níveis estão atingindo a seta de medição no interior dos tanques do caminhão. Também deve verificar os lacres das tampas de visita, se estão íntegros. Não adianta perguntar para o entregador se está tudo certo, tem que subir no tanque e ver com seus próprios olhos.

• Ao terminar a descarga de combustível deve-se verificar se todos os compartimentos do tanque do caminhão estão realmente vazios. Para fazer uma boa verificação é fundamental que todas as tampas estejam abertas. Muitos entregadores malandros manipulam as válvulas do tanque e transferem combustível entre os compartimentos durante a descarga, deixando um “saldo” no caminhão. Esse saldo pode ser de até 500 litros, dependendo do tamanho do caminhão e da habilidade do entregador. Mantenha todas as tampas abertas e verifique os compartimentos ao mesmo tempo.

• É importante também verificar o nível do seu taque após o recebimento. Indicadores de nível visuais ou réguas de medição podem ser utilizados mas lembre-se que esses instrumentos possuem erros muitos grandes e não vão te mostrar pequenas diferenças de volume, ou seja, você não pode confiar apenas nisso, tem que cumprir as duas etapas anteriores também.

3 – CONTROLE A SAÍDA

Nunca permita que o combustível saia do seu tanque ou do comboio sem que haja um registro. Basicamente, combustível é dinheiro e deve ser controlado da mesma maneira que você controla sua conta bancária. Pense nas informações que você tem que preencher num cheque quando quer fazer um pagamento. São as mesmas que você deve ter quando forem retirar seu combustível, quais sejam, QUANTO, QUEM, QUANDO e ONDE.

QUANTO: no cheque é representado pela quantidade de dinheiro e no combustível será o volume marcado pelo medidor da bomba. A leitura do odômetro e horímetro também são fundamentais aqui.

QUEM: quando se preenche um cheque há o campo do sacado (banco, número da conta, nome, etc) e o campo do beneficiado, onde você preenche o cheque nominal. Com o combustível se passa o mesmo, você precisa saber quem foi o responsável pelo abastecimento (comboísta, frentista ou o próprio condutor) e quem recebeu o combustível (número da frota, placa, etc). Também é interessante fazer o condutor ou operador da máquina assinar a anotação, pois isso faz com que mais gente fique envolvida e ajuda a diminuir as fraudes já que o medo de punição pode fazer os outros envolvidos fiscalizarem melhor a operação.

QUANDO: saber quando foi retirado o combustível é importante para evitar apontamentos fraudulentos. Por exemplo: uma determinada máquina foi abastecida duas vezes no mesmo dia mas seu consumo/hora não justifica isso.

ONDE: para pontos fixos deve ser indicado de qual tanque o combustível saiu (Bomba1, Bomba2, etc) para que você possa posteriormente conferir os encerrantes dos medidores. No caso do comboio, além de identificar qual comboio fez o abastecimento, você também pode indicar em qual localidade foi feita, por exemplo: lote 1, talhão 16, etc.

4 – MANTENHA O FOCO

No item 3 acima sugerimos os dados que devem ser coletados para fazer um bom controle de abastecimento. Porém, isso merece uma reflexão cuidadosa. As pessoas não gostam de cumprir muita burocracia. Seja por que não entendem o que se está pedindo, seja porque não veem motivo para aquilo ou por simples preguiça, o fato é que as pessoas não gostam de preencher formulários e fornecer muitas informações. Você tem que conhecer sua equipe e saber o que se pode esperar dela. Nessa hora, vale a velha frase “mais vale um burro que me carregue do que um cavalo que me derrube”. O mínimo que se espera de um registro de abastecimento é identificação da frota, volume abastecido e km ou horímetro. Se você exigir muitas informações periféricas, os usuários começarão a preencher de forma mecanizada, colocando qualquer coisa apenas para se livrar daquilo. Logo começarão a dizer que esse procedimento é só fogo de palha e que não vai dar em nada. Se você não tiver como checar as informações é pior ainda, pois logo vão perceber que não interessa o que se coloque ali ninguém vai conseguir descobrir. Pronto! Seu controle acabou de ruir. O melhor é começar com o mínimo, aquilo que dá pra ser comprovado e mostrar que está de olho. Como pode um horímetro variar mais que 24 horas por dia? Como pode um tanque de 60 litros receber 80L? Broncas e punições podem ser necessárias nessa fase.

Outro detalhe importante é que os tanques grandes são mais suscetíveis a fraudes. É muito mais fácil desviar 40 litros de uma máquina com tanque de 800 litros do que de um caminhão com tanque de 100 litros. Se você tiver que exigir mais informações dos usuários, prefira fazer isso para os equipamentos com tanques grandes e deixe os pequenos para outra fase.

5 – CONHEÇA SEUS EQUIPAMENTOS

Sempre que se fala em controle de abastecimento e quase instantâneo se pensar nas médias de consumo de seus veículos e máquinas. Mas esse é um dos números mais difíceis de se conseguir na prática. Talvez se consiga números aproximados mas, conhecer as médias com precisão é mais complicado. Isso se deve a vários fatores com por exemplo:

• Condições de trabalho diferentes geram médias diferentes. Chuva, vento, tipo de implemento utilizado, peso transportado, velocidade média, e etc, afetam a média de consumo diretamente.

• Para saber as médias é necessário conhecer bem os odômetros e horímetros de cada veículo. O que parece fácil, na prática é bem mais complicado por causa dos erros de apontamento.

• Os dados que você possui atualmente já podem estar contaminados pelos desvios e fraudes.

Mas, se o cálculo de média não é um número confiável, você tem que saber pelo menos a capacidade do tanque de cada uma de suas máquinas para evitar que, por exemplo, abasteçam com 100 litros um tanque onde só cabem 60 litros. Outra informação importante é a média indicada pelo fabricante para, pelo menos, ter um indicativo de consumo esperado.

6 – FECHE TODAS AS SAÍDAS

De maneira geral os tanques de armazenamento, tanto fixos com móveis, possuem válvulas de drenagem, tampas de visita e outros pontos que podem ser abertos sem muita dificuldade. Você precisa identificar e fechar todos esses pontos com lacres ou mesmo cadeados. Se ficar um descoberto, é por ele que vai sair. Lembre-se também que tudo que foi fechado deve ser verificado de tempos em tempos. Se romperem um lacre e ninguém perceber, no outro dia estarão todos rompidos.

7 – MANTENHA SEUS MEDIDORES CALIBRADOS

A única ferramenta realmente obrigatória para quem pretende fazer um bom controle de combustível é um balde aferidor de 20 litros. Se você não tem compre assim que possível. Não é caro nem difícil de encontrar.

Esse dispositivo nada mais é que um reservatório de aço onde há uma marcação de volume bastante precisa. Nele cabem exatamente 20 litros aferidos pelo Inmetro.

Para que serve o balde de aferição? Todos os medidores volumétricos são aferidos pelo fabricante mas com o uso e desgaste começam apresentam variações na medida. Como essas variações ocorrem muito vagarosamente, os medidores possuem um ajuste mecânico que permite regular a folga do bloco e compensar o erro de medição. O balde aferidor serve exatamente para verificar o erro de medição que o bloco está apresentando e corrigir caso haja discrepância.

Normalmente as aferições dos blocos devem ser mensais e as calibrações podem ocorrer a cada seis meses.

De forma geral, blocos de pistão (Gilbarco, Wayne, Bremen) possuem um erro de 0,2% o que significa que no seu balde os 20 litros pode haver uma variação de ±40ml. Os blocos compactos, de disco nutante (Piusi, Fillrite), possuem um erro muito maior de cerca de 1%. Nesse caso, a variação no balde será de ±200ml. Se tiver dúvidas, no Youtube existem vídeos que mostram como se usa um balde aferidor

Porque tudo isso é importante?

Uma das maneiras mais comuns de desviar combustível é exatamente alterando a calibração do bloco. Alterando-se a calibração, o indicador do bloco pode por exemplo, mostrar que saíram 20 litros, quando na verdade saíram 20,5 litros o que seria um desvio de 2,5%. Em 1000 litros isso significará 25 litros e em 10000 litros serão 250 litros. Essa diferença vai ficar sobrando no reservatório e poderá ser retirada sem que ninguém perceba.

Mas lembre-se! Aquele galão de plástico velho, que você sempre usou para aferir não serve. Galões de plástico ou qualquer outro reservatório não são feitos para isso e você não vai conseguir pegar pequenas diferenças na aferição.

8 – CUIDADO REDOBRADO COM TERCEIROS

O ideal é que o combustível próprio sirva apenas para abastecer suas máquinas e veículos e que os terceiros façam isso por sua própria conta. Porém, sabemos que na maioria das vezes isso não é possível, que o terceiro não tem estrutura para abastecer seus equipamentos.

Quando o abastecimento dos terceiros é feito por você, é necessário prestar atenção em duas situações distintas. Se você desconta os litros utilizados por ele na hora do pagamento dos serviços, a tendência é que ele suborne o frentista e faça com que menos combustível seja marcado na sua conta. Nesse caso, as máquinas do terceiro parecerão mais econômicas do que as suas.

Se você contrata a empreita a preço fechado e fornece o combustível, o terceiro pode simplesmente esvaziar o tanque colocando num galão e pedir outro abastecimento e, nesse caso, as máquinas dos terceiros parcerão gastar mais que as suas.

É óbvio que os terceiros muitas vezes são pessoas confiáveis e não farão isso mas, por se tratarem de empresas menores, com menos controles, as vezes seus próprios funcionários estão fazendo sem que eles saibam.

Lembre-se que desviar combustível em coluio com o terceiro é uma das maneiras mais fáceis e seguras de fraude. Isso porque abastecer o terceiro será uma operação comum, esperada e que não desperta desconfiança. É diferente por exemplo, quando o comboísta estaciona debaixo de uma árvore e abastece alguns galões, pois isso é suspeito, alguém pode passar e ver. No caso do terceiro, basta para o comboísta mau intencionado trocar os apontamentos no papel. Na prática, ele coloca 100 litros na sua máquina e 150 na máquina do terceiro, mas no papel ele aponta ao contrário. Os encerrantes vão bater e ninguém perceberá uma atitude suspeita.

Por isso, se for abastecer terceiros, mantenha para eles os mesmos controles que faz para suas máquinas, de forma que possa calcular suas médias. Se desconfiar de alguma coisa, troque de comboísta por um tempo e veja se os consumos continuam os mesmos.

9 – SEGURANÇA E OTIMIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO

A agilidade no acesso aos dados, facilita a tomada de decisão. Essa premissa aplica-se cada vez mais no contexto atual, no qual trabalha-se com quantidades de dados cada vez maiores.

Hoje, ter esses dados armazenados com segurança, em uma base de dados simples e de fácil acesso, é de suma importância para auxiliar na tomada de decisão e no direcionamento de ações preventivas e corretivas, que podem impactar diretamente no controle de combustível, podendo gerar economia e evitar desvios ou desperdícios.

Tenha em mente a necessidade de um bom software ou planilha de gestão de dados, e a agilidade para que as informações de apontamento no campo cheguem até eles o mais breve e confiáveis quanto possíveis. Hoje no mercado de tecnologia da informação, existem diversas empresas que fornecem aplicativos de baixo custo, muitas vezes modulares à demanda do cliente, que podem auxiliar nos apontamentos operacionais que acontecem no campo. Eliminando a velha necessidade de preenchimento de fichas que além de imprecisas, geram uma cadeia de processos que vão do recolhimento junto aos operadores, ao lançamento dessas informações junto às bases de dados.

10 – O PREÇO DA SEGURANÇA É A ETERNA VIGILÂNCIA

Sim, aqui também você vai ver esse eterno clichê. Mas é verdade. Nós costumamos dizer que o controle de combustível é uma sala com 100 portas, onde você colocou um cadeado em cada uma. O problema é que se um cadeado for rompido e ninguém tomar uma atitude, nos próximos dias todos os cadeados serão rompidos e seu controle vai por água abaixo. Cada tentativa de se implementar um bom controle de combustível que falha, faz com que a próxima seja mais difícil de ser implantada pois os usuários deixam de acreditar e temer. Quase toda tentativa frustrada de implantar um sistema de controle de combustível tem isso em comum: no início há um esforço concentrado, treinamentos, acompanhamento em campo e etc. Aos poucos, o controle começa afrouxar, os usuários começam a fazer pequenos testes, cometendo um errinho proposital aqui e ali e percebem que não estão mais sendo observados. Daí, volta tudo como era antes. Tenha certeza, essa é a dica mais importante e também o procedimento mais difícil de se manter quando se trata de controle de combustíveis.

Se você se dispuser a fazer um bom controle de combustíveis tente dedicar um tempo fixo seu ou de um dos seus colaboradores para isso. Periodicamente alguém precisa verificar o que está acontecendo, verificar os lacres, os encerrantes, as médias e os saldos. De preferência, escolha uma pessoa que não tem muita relação com esse assunto, que não faça parte do processo de compras ou manutenção. Se você conseguir uma economia de 1 ou 2% poderá pagar essa despesa e ainda deve sobrar dinheiro no caixa.

Quer saber mais sobre como economizar combustível na sua frota? Conheça o Korth Guardian. Entre em contato conosco:

(16) 3416-1326

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