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Martes, 28 Mayo 2019 11:30

Os grandes equívocos na hora de controlar o Combustível

Nelson Luís Margarido

Nelson Luís Margarido

Dir. Industrial na Korth RFID Ltda
Engenheiro Mecânico pela USP São Carlos

Os grandes equívocos na hora de controlar o Combustível KORTH GUARDIAN

Erros comuns que prejudicam o monitoramento da sua frota

Nós da Korth Guardian trabalhamos com equipamentos para controle de combustíveis há vinte anos.

Nesse tempo todo pudemos ver clientes que fizeram um trabalho excelente na implantação de controle de combustível e outros que falharam totalmente e acabaram desistindo da ação. Na verdade, um bom controle de combustíveis não depende da tecnologia adotada. Pode ser feito com caneta e papel, mas precisa ser consistente e duradouro.

Equipamentos eletrônicos para controle são, sem dúvidas, ferramentas muito úteis, pois aumentam a qualidade das informações (precisão, fidelidade) e automatizam os processos trazendo mais rapidez e segurança.

Porém, muitas variáveis impactam no controle real dos abastecimentos e todas devem ser ajustadas para garantir um bom funcionamento do sistema.

Listamos abaixo o que consideramos ser os principais erros cometidos nas tentativas fracassadas de controlar combustíveis.

1 - Razão x emoção

Todos sabem que as atividades que envolvem combustíveis, principalmente óleo diesel, são sujeitas a furtos ou desvios. Os combustíveis desviados são facilmente comercializados de forma clandestina pois existe um mercado ávido por esse ativo.

Assim sendo, os gestores normalmente lidam com isso de forma natural, sabendo que pode ocorrer, mas não tomam grandes atitudes para evitar.

Tudo muda quando o roubo é detectado de forma cabal, com os envolvidos pegos “com a boca na botija”, sem chance de se defenderem. Quando isso ocorre, os gestores se sentem vítimas e saem desesperados atrás de justiça. É nesse momento que são tomadas decisões puramente passionais, como a criação de mecanismos de controle excessivos na tentativa de garantir cada gota de combustível, gerando burocracia e desconfiança que só favorecem o fraudador.

Adotar um sistema de gestão altamente punitivo gerando medo no pessoal pode até funcionar a curto prazo, mas com o tempo eles começam a perceber onde estão as brechas do sistema e podem retaliar.

Se isso te acontecer seja cético e racional. Simplesmente aceite que você não pode tapar todos os buracos ao mesmo tempo.

Não adianta sair ‘atirando para todos os lados’. A adoção de várias estratégias concomitantes vai causar dificuldades na avaliação dos resultados e você não saberá o que deu certo e errado. Com isso, apesar dos esforços, muito possivelmente o problema persistirá.

Tenha foco, identifique bem o seu problema principal e tome uma atitude isolada, cujo o resultado poderá ser medido com eficiência. Se resolver esse problema você poderá passar para o próximo, senão, mude a estratégia.

Outra dica importante: não queira controlar aquilo que não consegue medir. Você não pode controlar comportamentos e também não pode confiar plenamente nas informações que recebe dos envolvidos. Prefira indicadores que possuam medidores como encerrantes, níveis, odômetros, horímetros, volumes de tanques e rastreadores GPS. Os medidores sempre podem ser checados e te darão indicadores melhores. Acredite, ninguém controla o que não pode ser medido.

2 - Burocracia

Para que haja controle é necessário o mínimo de burocracia. Isso é um fato.

Porém, todos nós sabemos como o excesso de burocracia é irritante e improdutivo. Pior do que isso, a burocracia exagerada só favorece o fraudador. Ninguém tem paciência para cumprir procedimentos burocráticos e isso acaba gerando uma grande quantidade de números produzidos com displicência.Uma análise superficial e você notará que os números se contradizem, que não são confiáveis e não servem de parâmetro para nada.

Esse cenário é o paraíso do fraudador, pois ele sabe que ninguém confia nos números.

Como dito anteriormente, seja exigente com aquilo que possui um medidor e tente remover informações que não podem ser verificadas na prática, como assinaturas, localização, horário, e etc. Também evite coletar muitas vezes o mesmo medidor. Por exemplo:

- Só use os horímetros coletados no abastecimento e descarte os que procedem da oficina, borracharia e etc.

- Data, hora e encerrante só devem ser anotados no início ou final do turno.

- Medição de nível apenas uma vez por dia, de preferência sempre feita pelo responsável da área.

- Conheça os erros de medição dos seus equipamentos e saiba o que esperar deles. Você pode saber um pouco mais sobre isso aqui: A Busca pelo Número Impossível.

3 – Falta de manutenção

Aqui na Korth costumamos dizer que o abastecimento é uma sala com mil portas por onde o combustível pode sair. Quando se coloca um controle nesses abastecimentos é como se colocassem um cadeado em cada porta. Com todas as portas fechadas, o combustível só pode passar pela porta certa com a chave certa.

Porém, se um dia aparece um cadeado quebrado, ele tem que ser substituído imediatamente, senão, no próximo dia serão dois, depois cinco, dez, depois serão todos.

Além disso, toda a vez que aparecer um problema dirão que a culpa é das portas que estão sem cadeado.

O fato é que todo o sistema de segurança, seja controle de combustíveis, uma cerca elétrica na sua casa ou o cofre de um banco, depende de manutenção e vigilância constantes. Tudo que é esquecido gera a percepção de que está abandonado e, portanto, fora do radar.

É imprescindível que os envolvidos se sintam vigiados o tempo todo. Assim sendo, é muito importante que se faça periodicamente a limpeza dos tanques aéreos, a verificação de lacres, a manutenção de odômetros e horímetros (veja também: Controle de Horímetro ), a calibração e aferição de blocos medidores (veja porque isso é importante aqui: Mecânica Quântica e Controle de Combusítíveis) e etc.

Se tiver automação será necessário cuidar de mais itens como leitores, tags, válvulas e concentradores. Esse trabalho não demanda muito tempo e ter uma pessoa treinada que fique responsável por isso vai te trazer benefícios em curto prazo. Esse é o custo da segurança, mas entenda que, se for bem feito, irá reduzir seu consumo total de combustíveis e ajudar a evitar os desvios e furtos.

4 – Pouco engajamento do pessoal

Não interessa como você faz o controle de abastecimentos do seu negócio, quais tecnologias usa ou qual nível de segurança pode atingir. O fato é que os equipamentos e tecnologias representam apenas metade da solução. A outra metade está com as pessoas que trabalham na área e essa é a parte mais complicada do problema.

Sempre é muito difícil lidar com o comportamento humano pois existem muitos fatores que podem alterá-lo, mas, basicamente, existem duas características que são obrigatórias nas pessoas que trabalham com o abastecimento: elas devem acreditar e temer. A boa notícia é que a maioria das pessoas já possuem essas características e você só vai precisar reforçar este comportamento.

Quando falamos em acreditar, na verdade estamos dizendo que você deve fazer com que as pessoas tenham uma percepção clara de que os dados coletados em campo estão sendo monitorados constantemente.

Normalmente essas pessoas não tem uma noção precisa de como as informações serão usadas pelo sistema. Elas simplesmente fazem aquilo que foi determinado e não se preocupam com o resultado. Com o tempo, começam anotar os valores de forma automática e até desleixada. Por isso é importante que os procedimentos não sejam muito complicados e que haja foco nas informações úteis e verificáveis, pois você poderá perceber mais facilmente as falhas nos procedimentos.

Nos primeiros meses após o processo de implantação há uma resistência por parte dos operadores, na maioria das vezes traduzida por campanhas que visam tirar a credibilidade do sistema de controle. Dessa forma, o engajamento do grupo de gestores é essencial para vencer essa fase inicial e impor a ideia de que o sistema veio para ficar. Se você tomar uma medida corretiva assim que o problema for detectado, vai gerar a sensação de vigilância na equipe.

As medidas corretivas não necessariamente incluem punições. Você pode chamar atenção para um detalhe, fazer um novo treinamento ou exigir uma mudança de postura. Porém, uma parte do pessoal pode continuar cometendo os mesmos erros de procedimento e aí não tem jeito, você precisará partir para a punição. Não adianta nada implorar colaboração de pessoas que não estejam interessadas. Muitas vezes você vai precisar fazer elas temerem as consequências mais do que tudo. A sensação de impunidade ou a crença de que são insubstituíveis geram comportamentos relapsos nas pessoas e isso deve ser evitado.

Muitos outros fatores também podem contribuir para o fracasso no controle de combustível, como por exemplo, equipamentos que ficam em locais ermos sem segurança, usuários sem treinamento, troca constante de pessoal e até temperamento dos gestores. Mas esses que acabamos de listar são os mais importantes.

No caminho para o sucesso no controle de abastecimento sempre se verificam inúmeros desafios. Portanto, tenha em mente o que deve ser evitado. Basicamente, seja racional ao identificar o problema, adote estratégias simples e eficazes, acompanhe de perto o que está acontecendo e mantenha seu pessoal engajado. Fazendo isso certamente você começará a ter resultados melhores no seu dia a dia.

Para soluções em controle de abastecimento de frota, conte com a Korth!

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