Uma das situações mais comuns em uma auditoria de combustíveis acontece quando alguém compara o volume comprado, o volume abastecido e o estoque disponível e percebe que os números não fecham.
A primeira reação costuma ser procurar o combustível que está “faltando”.
Mas será que ele realmente está faltando?
Nem toda diferença é perda. Nem todo erro é fraude. Nem toda medição mais detalhada é mais exata. E dois instrumentos discordarem não nos diz automaticamente qual deles está errado.
Para realizar uma boa auditoria de combustíveis é preciso, antes de tudo, entender como cada um dos números utilizados na conciliação foi obtido.
A conta é simples. As medições, não.
Em princípio, uma conciliação de combustível parece bastante simples:
Estoque inicial + entradas − saídas = estoque final
O problema é que praticamente todos os valores dessa equação são resultado de algum tipo de medição.
O combustível recebido foi medido. O combustível abastecido foi medido. O estoque inicial foi medido. E o estoque final também.
E nenhuma medição é absolutamente exata.
Isso não significa que todos esses números tenham a mesma confiabilidade. Os medidores utilizados por refinarias e distribuidoras, por exemplo, são submetidos a controles metrológicos rigorosos, assim como as referências utilizadas para determinar a capacidade dos compartimentos dos caminhões-tanque. Normalmente são boas referências para os volumes recebidos.
Dentro da operação da empresa, entretanto, podem coexistir réguas, sondas de nível e diferentes tipos de medidores, cada qual com suas características, tolerâncias e condições de uso.
Por isso, antes de questionar uma diferença encontrada em uma auditoria, é necessário saber de onde vieram os números que estão sendo comparados.
Régua e sonda também medem
Existe uma tendência de considerar o estoque indicado por uma régua ou por uma sonda como o volume real existente no tanque. Na verdade, ambos são métodos de medição.
Eles determinam o nível do líquido e, a partir da geometria e da tabela volumétrica do tanque, esse nível é convertido em volume.
Erros de leitura, resolução do instrumento, características do tanque e diferenças de temperatura podem fazer com que o volume calculado fique acima ou abaixo do volume efetivamente existente.
Uma sonda apresentar 12.480 litros enquanto uma medição por régua indica 12.300 litros não permite concluir simplesmente que a sonda está errada em 180 litros.
O que sabemos, nesse momento, é apenas que dois métodos de medição apresentaram uma diferença de 180 litros.
Para determinar qual deles está mais próximo do volume real seria necessária uma referência de maior confiabilidade.
Também é importante não confundir quantidade de algarismos com exatidão. Um equipamento apresentar 12.483 litros em sua tela não significa que o volume seja conhecido com precisão de um litro.
Precisão de leitura não é necessariamente precisão de medição.
Os medidores de abastecimento têm outro comportamento
Os blocos de deslocamento positivo utilizados nos abastecimentos apresentam outra característica importante para uma auditoria de combustíveis.
Com o uso, seus componentes internos sofrem desgaste e aumentam as folgas entre as câmaras responsáveis pela medição. Parte do combustível consegue então passar internamente da entrada para a saída do bloco sem produzir o movimento correspondente do mecanismo de medição.
Esse pequeno vazamento interno não é contabilizado.
Em outras palavras, o volume efetivamente entregue tende a ser ligeiramente maior que o volume registrado pelo medidor.
Por isso os medidores precisam ser verificados e calibrados periodicamente.
Em operações com vários estágios de transferência — tanque, caminhão de distribuição, comboio, tanque móvel e finalmente a máquina — também podem existir vários medidores participando do processo. Cada medição acrescenta sua própria incerteza ao resultado final.
Assim, uma diferença negativa na conciliação não significa automaticamente que aquela quantidade de combustível tenha desaparecido.
Qual o melhor período para uma auditoria de combustíveis?
Outro erro frequente é tentar tirar conclusões a partir de períodos muito curtos.
Em muitas operações existem volumes de combustível temporariamente armazenados em comboios, contêineres, melosas e outros reservatórios móveis. Determinar com precisão esse estoque intermediário nem sempre é possível.
Em uma conciliação semanal ou quinzenal, esse volume pode representar uma parcela relevante do total movimentado e distorcer bastante o resultado. Dependendo do consumo da operação, até mesmo um mês pode ser insuficiente para produzir uma boa referência.
Quando o período analisado aumenta e passam pela operação centenas de milhares ou milhões de litros, esses estoques intermediários tornam-se proporcionalmente menores diante do volume total movimentado e seu impacto sobre a conciliação também diminui.
Isso não significa simplesmente que quanto maior o período, melhor será qualquer auditoria. Significa que o período escolhido precisa ser compatível com a operação que está sendo analisada.
O que conferir em uma auditoria de abastecimento?
Uma boa auditoria não deve depender apenas da comparação entre compras e abastecimentos.
Algumas informações podem — e devem — ser verificadas diretamente.
Os encerrantes dos medidores, por exemplo, fornecem uma importante referência independente da soma dos registros individuais de abastecimento. Comparar a variação do encerrante com os abastecimentos registrados ajuda a identificar inconsistências de apontamento, registros ausentes ou problemas no processo.
Da mesma forma, os níveis dos tanques devem ser registrados periodicamente e acompanhados ao longo do tempo. Mesmo reconhecendo as limitações da medição de estoque, ela fornece uma segunda referência para avaliar entradas e saídas.
Quanto mais longa e complexa for a cadeia de movimentação do combustível, mais importante se torna conhecer essas referências intermediárias.
Auditar não significa apenas comparar dois números no final da operação. Significa verificar se os diferentes registros disponíveis contam uma história coerente.
Tolerância não é desculpa para qualquer diferença
Reconhecer que toda medição possui uma margem de erro não significa aceitar qualquer resultado.
Uma diferença pequena e compatível com os instrumentos, volumes e processos utilizados pode ser perfeitamente normal. Uma diferença muito superior ao esperado precisa ser investigada.
Também merece atenção uma mudança no comportamento histórico.
Se determinada operação costuma apresentar diferenças dentro de uma determinada faixa e, de repente, passa a apresentar valores significativamente maiores, alguma coisa mudou. Pode ser desgaste de um medidor, problema na medição de estoque, alteração de procedimento, erro de registro, vazamento, desvio ou diversas outras causas.
É justamente aí que a auditoria deixa de ser uma simples conta e passa a ser uma ferramenta de gestão.
Afinal, qual é uma diferença aceitável em uma auditoria de combustíveis?
Essa provavelmente é a pergunta mais difícil — e também uma das mais frequentes — quando se faz uma conciliação de combustível.
Não existe um percentual único que possa ser aplicado a qualquer operação. A diferença aceitável depende dos instrumentos utilizados, da quantidade de transferências, da forma como o estoque é medido, dos volumes movimentados e até do período escolhido para a auditoria.
Na prática, em operações bem controladas, com medidores calibrados, procedimentos consistentes e volumes suficientemente grandes para reduzir a influência dos estoques intermediários, diferenças entre entrada e saída inferiores a 2% podem ser uma referência inicial razoável para análise.
Isso não significa que 1,9% esteja necessariamente bom nem que 2,1% represente uma perda. Esse percentual não deve ser tratado como limite metrológico ou regra universal.
Uma operação simples e muito bem controlada pode apresentar diferenças bastante menores. Outra, com diversos tanques, comboios, transferências e métodos de medição, pode apresentar naturalmente uma incerteza maior.
Por isso, talvez exista uma referência ainda mais importante que um percentual isolado: o histórico da própria operação.
Se durante vários períodos comparáveis uma operação apresenta diferenças próximas de 0,7%, por exemplo, esse comportamento passa a constituir uma referência. Se posteriormente a diferença sobe para 1,5%, mesmo estando abaixo dos 2% usados como referência inicial, existe uma mudança que merece ser compreendida.
Em uma auditoria de combustíveis, portanto, é importante observar duas coisas: a magnitude da diferença e seu comportamento ao longo do tempo.
O número precisa fazer sentido
Uma auditoria de combustíveis não deveria partir da expectativa de encontrar diferença zero.
Quando diversos instrumentos independentes participam de um processo que movimenta grandes volumes, esperar que todos os erros e incertezas se anulem exatamente é pouco realista. O resultado perfeito pode ser justamente aquele que merece uma segunda olhada.
O importante em uma auditoria de abastecimento é conhecer os instrumentos utilizados, compreender suas limitações, escolher um período adequado, conferir encerrantes e níveis dos tanques e investigar aquilo que foge do comportamento esperado.
O objetivo de uma auditoria não é encontrar o número que gostaríamos de encontrar. É descobrir se os números encontrados são compatíveis com o processo que os produziu.
Porque conciliação de combustível não mede simplesmente quanto combustível desapareceu. Ela mostra quanto os diferentes métodos utilizados para acompanhar esse combustível discordam entre si.
Cabe à auditoria descobrir se essa discordância é compatível com a operação ou se existe alguma coisa que precisa ser investigada.
