Existe um momento particularmente perigoso na gestão de combustíveis: o dia em que um desvio é descoberto.
É nesse momento que muitos gestores deixam de decidir com a cabeça e passam a decidir com o fígado.
A sensação é compreensível. Depois de descobrir um roubo ou um desvio, o gestor se sente traído. Surge a necessidade de reagir imediatamente, fechar todas as brechas e garantir que aquilo nunca mais aconteça.
É justamente aí que mora o perigo.
Quase sempre a primeira reação é aumentar os controles. Surgem novas planilhas, novas assinaturas, mais conferências, mais autorizações e novos procedimentos. A lógica parece irrefutável: se o controle falhou, basta criar mais controle.
Mas a prática mostra outra coisa.
Existe um velho ditado que diz que é melhor pecar pelo excesso do que pela falta. Na gestão de combustíveis, essa máxima merece uma ressalva. Depois de certo ponto, o excesso deixa de produzir segurança e passa a produzir ruído.
Ao longo de mais de vinte anos trabalhando com sistemas de controle de abastecimento vimos empresas alcançarem excelentes resultados utilizando processos relativamente simples. Também vimos outras investirem pesado em tecnologia e abandonarem completamente o projeto poucos meses depois.
Curiosamente, a diferença quase nunca estava nos equipamentos.
Estava na forma como a gestão conduzia o processo.
Quando um procedimento se torna burocrático demais, as pessoas deixam de executá-lo com atenção. Passam apenas a cumprir uma rotina. Formulários são preenchidos automaticamente, informações deixam de ser conferidas e os registros passam a existir apenas para satisfazer o processo.
Nesse momento, os números deixam de representar a realidade.
E quando ninguém acredita nos números, o fraudador encontra exatamente o ambiente de que precisa.
Por isso, ao longo dos anos, aprendemos uma lição simples:
Não tente controlar aquilo que você não consegue medir.
Prefira poucos indicadores, mas que sejam confiáveis. Horímetros, odômetros, encerrantes, níveis de tanques e volumes medidos podem ser conferidos posteriormente. Eles não dependem da memória das pessoas nem da boa vontade de quem fez o registro.
Coletar mais informações nem sempre significa conhecer melhor o problema. Muitas vezes significa apenas produzir mais dados de qualidade duvidosa.
Outra constatação interessante surgiu durante nossas implantações.
Percebemos que projetos longos costumavam enfrentar muito mais resistência do que implantações rápidas. Durante meses conviviam procedimentos antigos e novos. Algumas vulnerabilidades já estavam fechadas, outras permaneciam abertas. Naturalmente os usuários começavam a perceber essas exceções, adaptavam seus hábitos e, pouco a pouco, perdiam a confiança de que o novo sistema realmente funcionaria.
Essa experiência influenciou diretamente o desenvolvimento da linha Fortfill.
Em vez de projetos que levam meses para serem concluídos, buscamos uma solução capaz de entrar em operação em poucas horas. Descobrimos que reduzir o tempo de transição não melhora apenas a implantação da tecnologia. Melhora principalmente a aceitação das pessoas. Quando a mudança acontece de forma rápida, a mensagem é clara: o processo antigo acabou. O novo começou hoje.
No final, controlar combustível nunca foi apenas uma questão de tecnologia.
É uma questão de gestão.
E talvez a decisão mais importante de todas seja justamente esta: quando descobrir um problema, resista à tentação de decidir com o fígado. Bons sistemas de controle não nascem do excesso de burocracia. Eles nascem da escolha cuidadosa de poucas regras, poucos indicadores e muita disciplina para segui-los.
